Pour proposer des formations éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF), la certification Qualiopi est aujourd’hui incontournable. Elle garantit la qualité de vos actions de formation… et ouvre l’accès aux financements publics et mutualisés, dont le CPF fait partie.
Vous vous sentez submergé par la complexité administrative pour obtenir la certification qualiopi et rendre vos formations éligibles au CPF ? Ce labyrinthe réglementaire met en péril vos initiatives de financement public et freine le développement des compétences de vos apprenants. Entre documents à préparer, audits à planifier et critères du référentiel national qualité à respecter, chaque étape peut sembler un obstacle insurmontable dans votre quête de conformité.
Si vous en avez assez de vous perdre dans des démarches administratives complexes, ce guide est fait pour vous. Ici, vous découvrirez une méthode claire et structurée pour obtenir la certification qualiopi et accéder aux financements CPF. Grâce à des conseils pratiques et des étapes détaillées, vous saurez exactement comment transformer ces contraintes en opportunités pour développer votre organisme de formation.
Points à retenir :
- La certification Qualiopi est indispensable pour proposer des formations éligibles au CPF et bénéficier des financements publics et mutualisés.
- Depuis 2022, elle est obligatoire pour tous les prestataires qui souhaitent accéder aux financements publics ou mutualisés, dont le CPF.
- Elle repose sur un référentiel national qualité (RNQ) avec des critères stricts : information, adaptation, suivi, évaluation et compétences des formateurs.
- Être certifié Qualiopi permet d’élargir votre audience via Mon Compte Formation et de renforcer la crédibilité de vos actions de formation.
- Le processus comporte 7 étapes clés : diagnostic, dossier, audit, obtention, inscription CPF, activation des financements et suivi.
- Une bonne préparation et une organisation digitale (par exemple avec Teachizy+) réduisent les délais, sécurisent la conformité et facilitent le renouvellement.
Comprendre la certification Qualiopi
La certification Qualiopi est aujourd’hui le passage obligé pour tout organisme de formation qui souhaite accéder aux financements publics ou mutualisés, y compris via le CPF.
Depuis le 1er janvier 2022, elle s’applique à tous les prestataires — formateurs indépendants, centres de formation des apprentis, et acteurs privés ou publics — qui délivrent des actions de formation, bilans de compétences ou VAE.
En clair : sans cette certification, pas de financement public, et donc un accès limité au marché des formations éligibles au CPF.
Pourquoi cette certification est-elle centrale dans la formation professionnelle ?
D’après la Dares (enquête 2023), 49 % des prestataires sont certifiés Qualiopi et 4 % sont en cours de certification. Les autres ? Souvent sous-traitants d’organismes déjà certifiés ou opérant sans fonds publics.
Qualiopi est une certification qui atteste de la qualité des prestations selon un référentiel national qualité (RNQ). Ce référentiel fixe les critères à respecter : information claire au public, adaptation des prestations aux bénéficiaires, suivi et évaluation des résultats, compétences des formateurs, etc.
En d’autres termes, qualiopi repose sur la démonstration que vos processus pédagogiques sont solides et que vos formations répondent à des standards précis.
Les bénéfices directs sur l’éligibilité au financement CPF
Pour les organismes certifiés, l’avantage est double :
- Accès aux financements publics et mutualisés (65 % des organismes citent ce point comme motivation principale).
- Possibilité de proposer des formations inscrites sur la plateforme Mon Compte Formation (CPF) ou des VAE, ce qui élargit considérablement la clientèle potentielle.
Et ce n’est pas qu’une formalité administrative : selon la Dares, plus de la moitié des organismes certifiés déclarent que la démarche a amélioré leurs pratiques, notamment dans la structuration des parcours et le suivi pédagogique.
Comprendre le Compte Personnel de Formation (CPF) et son mécanisme
Le compte personnel de formation est un peu comme un portefeuille virtuel réservé à vos compétences : il vous suit tout au long de votre vie professionnelle, que vous soyez salarié, demandeur d’emploi ou fonctionnaire. Créé en 2014 et transformé en euros depuis 2019, il vous permet d’acheter des formations qualifiantes, diplômantes ou certifiantes.
Le principe est simple : chaque année, vos droits à la formation sont crédités (500 € par an pour la majorité des actifs (plafond 5 000 €), et 800 € par an (plafond 8 000 €) pour les salariés non qualifiés ou dans certaines situations de handicap). Ces droits sont visibles et utilisables sur la plateforme Mon Compte Formation, qui recense toutes les offres éligibles au CPF.
Comment fonctionne le CPF, concrètement ?
- Vous vous connectez à votre compte formation
- Vous choisissez une formation parmi celles éligibles au CPF
- Vous validez votre inscription et le paiement est géré automatiquement par la Caisse des Dépôts
En 2021, plus de 2 millions de formations ont été financées via le CPF (source : Vie Publique, mars 2023). Et ce n’est pas qu’un gadget : le CPF contribue à démocratiser l’accès à la formation, avec 45 % des Français ayant activé leur compte et des profils plus variés qu’avant (20 % de bénéficiaires sont des seniors).
Et le lien avec Qualiopi ?
C’est là que ça se corse (ou plutôt que ça se clarifie) : pour qu’un organisme puisse accéder au CPF et proposer ses services sur la plateforme, il doit être certifié Qualiopi. Ce label garantit la qualité des prestations selon le Référentiel National Qualité et ouvre la porte au financement par le CPF. Sans lui, même la meilleure formation restera invisible sur Mon Compte Formation.
Guide pas à pas pour obtenir la certification Qualiopi et accéder aux financements CPF
La certification Qualiopi n’est pas qu’un tampon administratif. C’est le sésame qui permet aux organismes de formation de préparer à leur certification tout en ouvrant la porte aux financements publics et mutualisés.
Voici les 7 étapes clés pour passer du diagnostic initial à l’optimisation post-certification… sans vous perdre dans les méandres administratifs.
1. Diagnostic initial et préparation documentaire
Avant même de déposer un dossier, prenez le temps de faire un diagnostic initial : quelles actions de formation professionnelle proposez-vous ? Sont-elles alignées sur les exigences du Référentiel National Qualité ?
Qualiopi vise à vérifier que vos contenus, méthodes et supports sont structurés, évalués et adaptés à vos publics.
Erreurs fréquentes : vouloir commencer l’audit sans inventaire complet de vos procédures, ou ignorer des documents-clés (preuves de suivi pédagogique, enquêtes de satisfaction…).
Check-list express
- Inventorier vos formations et supports
- Centraliser les preuves de conformité
- Identifier les écarts avec le RNQ
2. Constitution du dossier de certification
Vient ensuite la phase stratégique : obtenir la certification Qualiopi passe par un processus de certification strict. Vous devez rassembler tous les éléments demandés par votre organisme certificateur (ou certificateur).
Pensez à inclure : procédures internes, modèles de documents, preuves de qualification des formateurs. Les prestataires bien organisés gagnent du temps et limitent le risque de non-conformité.
Check-list express
- Choisir un organisme certificateur accrédité
- Vérifier la complétude des pièces
- Préparer un plan de réponses aux écarts possibles.
3. Planification et passage de l’audit
L’audit est le cœur du dispositif. Vous fixez une date avec le certificateur et organisez le passage de la certification. Pendant l’audit, l’évaluateur vérifie votre conformité aux critères du RNQ.
Qualiopi repose sur le référentiel national qualité : chaque point sera examiné. Un audit blanc en amont est souvent un bon investissement.
Check-list express
- Bloquer des créneaux pour l’audit et la préparation
- Former votre équipe à répondre aux questions
- Préparer un dossier de preuves facilement accessible
4. Obtention de la certification Qualiopi
L’obtention de la certification Qualiopi dépendra du rapport d’audit. Si tout est conforme, vous devenez certifié Qualiopi. Dans certains cas, la certification Qualiopi peut être accordée sous réserve de corriger quelques points dans un délai donné.
Gardez en tête qu’une fois la certification acquise, elle est valable trois ans, avec un audit de surveillance à mi-parcours.
Check-list express
- Lire attentivement le rapport d’audit
- Corriger les éventuels écarts dans les délais
- Archiver le certificat et le diffuser sur vos supports
5. Inscription sur le Compte Personnel de Formation
Pour accéder au CPF, votre organisme souhaitant accéder au financement doit s’inscrire sur la plateforme Mon Compte Formation. C’est une étape nécessaire pour accéder au CPF et rendre vos offres visibles aux titulaires.
Préparez les descriptifs clairs, vos tarifs, et les preuves de conformité.
Check-list express
- Créer un compte sur EDOF (Espace des Organismes de Formation)
- Publier vos offres éligibles au CPF
- Vérifier leur conformité aux critères d’éligibilité
6. Activation des financements CPF pour vos formations
Une fois référencé, vous pouvez accéder aux financements et vendre des formations éligibles au CPF. Ce financement est assuré par la Caisse des Dépôts et concerne uniquement les formations respectant les critères et utilisant les fonds publics ou mutualisés.
Check-list express
- Suivre les inscriptions et paiements via la plateforme
- Mettre à jour vos offres régulièrement
- Contrôler la satisfaction des bénéficiaires
7. Suivi post-certification et optimisation des processus
La certification n’est pas une ligne d’arrivée. Pour maintenir la qualité des processus, les organismes doivent suivre leurs performances, documenter les évolutions et viser le développement des compétences en continu.
C’est ici que les organismes à optimiser leurs démarches gagnent un avantage compétitif.
Astuce Teachizy+ : on vous aide à planifier vos audits, centraliser vos preuves et digitaliser vos formations dans un environnement conforme Qualiopi et RGPD. Interface ergonomique, contenus illimités, suivi détaillé… Tout pour faciliter la conformité Qualiopi et rendre vos formations prêtes à être éligibles au CPF.
Check-list express
- Mettre à jour les procédures en continu
- Préparer l’audit de surveillance
- Suivre les indicateurs qualité et satisfaction
- Découvrir comment Teachizy+ facilite votre conformité Qualiopi.
Check-list des prérequis et erreurs à éviter
Avant de se lancer dans la certification, mieux vaut savoir exactement où vous mettez les pieds. Voici la check-list express pour que vos démarches soient alignées avec les exigences Qualiopi… et pour éviter les mauvaises surprises le jour de l’audit.
Les prérequis indispensables
- Être enregistré comme organisme de formation en France et disposer d’un numéro de déclaration d’activité valide.
- Vérifier que les formations dispensées correspondent bien aux actions couvertes par le Référentiel National Qualité.
- Assurer un système de suivi et d’évaluation des formations qui garantit que les fonds publics et privés sont utilisés efficacement.
- Respecter les obligations légales et administratives applicables aux financements publics et mutualisés.
- Préparer des preuves documentées : programmes, CV formateurs, enquêtes de satisfaction, rapports de suivi.
Les erreurs fréquentes à éviter
- Les organismes de formation doivent éviter de sous-estimer la phase de préparation : un dossier incomplet retarde tout le processus.
- Ne pas mettre à jour vos procédures entre l’audit initial et l’audit de surveillance.
- Publier des offres CPF sans vérifier leur éligibilité.
- Négliger la communication interne : vos formateurs doivent connaître les exigences Qualiopi.
- Oublier que le certificat se renouvelle tous les trois ans (avec contrôle à mi-parcours).
Conseils pratiques et planification pour réussir votre démarche
Réussir sa certification Qualiopi, ce n’est pas seulement cocher des cases : c’est une question d’anticipation, d’organisation et de rythme. Voici comment transformer vos étapes clés en un plan d’action efficace.
1. Structurez votre calendrier
Divisez la préparation en phases : diagnostic, constitution du dossier, audit, suivi. Allouez un temps réaliste à chaque étape. Une formation souhaitant être certifiée doit planifier ses jalons au moins 3 à 6 mois avant l’audit.
2. Priorisez les actions à fort impact
Concentrez-vous d’abord sur les actions de formation les plus stratégiques : celles qui représentent le plus de volume ou qui sont clés pour votre réputation. Assurez que leur documentation est impeccable.
3. Digitalisez vos procédures
L’accessibilité de la formation ne concerne pas que les apprenants : vos process internes doivent aussi être simples à gérer. Les organismes de formation peuvent gagner du temps en centralisant leurs preuves, modèles et rapports sur une plateforme LMS comme Teachizy+, conforme aux exigences Qualiopi et RGPD.
Mini-planificateur express
| Phase | Objectif | Délai recommandé |
|---|---|---|
| Diagnostic initial | Identifier les écarts | Semaine 1 |
| Dossier de certification | Réunir toutes les preuves | Semaines 2-6 |
| Audit | Valider la conformité | Mois 3 |
| Suivi post-certification | Maintenir la qualité | Continu |
FAQ – Questions récurrentes
Quels documents sont nécessaires pour accéder au CPF ?
Pour accéder au CPF, votre dossier doit prouver le lien entre Qualiopi et CPF : certificat Qualiopi valide, numéro de déclaration d’activité, descriptifs de formations, et preuves de conformité à la formation professionnelle en France.
Pourquoi toutes les formations ne sont pas éligibles au CPF ?
Une formation est éligible au CPF uniquement si elle répond aux critères légaux. Les formations éligibles au CPF doivent être certifiantes, diplômantes ou répondre à des exceptions légales. Les formations dispensées répondent donc à un cahier des charges précis.
Quel est le coût d’une certification Qualiopi ?
Le coût certification Qualiopi varie selon la taille et le statut de l’organisme. Un petit organisme peut dépenser environ 1 000 à 1 500 €, un plus grand plusieurs milliers. Être certifié Qualiopi pour être visible sur Mon Compte Formation reste un investissement stratégique.
Conclusion
Comprendre le lien entre Qualiopi et le CPF est la clé pour exister dans le secteur de la formation professionnelle et tirer parti du marché de la formation professionnelle en pleine évolution.
Suivre ces étapes vous aide à rester conforme, efficace et compétitif, car cette exigence garantit que les financements publics profitent à des formations de qualité.
