Créer une formation CPF est une vraie opportunité. Cela permet à vos apprenants d’utiliser leurs droits à la formation via le Compte Personnel de Formation et d’accéder à vos parcours sans frein financier. Mais la procédure est stricte, et le moindre oubli peut tout bloquer.
Ce guide est là pour vous accompagner pas à pas. Vous allez découvrir les 6 étapes à suivre pour créer une formation CPF solide, du cadrage initial jusqu’au suivi administratif. L’objectif est simple : transformer une procédure complexe en un chemin praticable, sans jargon inutile.
Points à retenir
- Une formation CPF doit avoir une finalité professionnelle, inclure une évaluation et déboucher sur une certification inscrite au RNCP ou au Répertoire spécifique.
- La convention de formation est la pièce maîtresse du dossier : objectifs, durée, coût, modalités d’évaluation et annexes doivent être précis et lisibles.
- Deux options pour l’éligibilité : créer votre propre certification (procédure longue) ou vous rattacher à une certification existante (plus rapide, adapté aux PME et TPE).
- Un dossier France Compétences solide, la déclaration d’activité (NDA), la conformité Qualiopi et RGPD sont importants pour achever la démarche.
Qui peut créer une formation CPF ?
On imagine souvent que seuls les grands organismes disposent de cette possibilité. En réalité, plusieurs acteurs peuvent déposer un dossier CPF. Les organismes de formation déclarés et les formateurs indépendants ont accès à cette démarche, dès lors qu’ils remplissent les conditions administratives.
Les employeurs, y compris les PME et TPE, peuvent aussi se lancer. Ils doivent toutefois déclarer leur activité de formation, obtenir un numéro de déclaration d’activité (NDA) et rattacher leur parcours à une certification professionnelle inscrite au RNCP ou au Répertoire spécifique. Cela demande de la rigueur, mais ouvre la porte à un financement précieux pour leurs salariés.
Étape 1 : vérifier l’éligibilité avant toute démarche
L’erreur la plus fréquente consiste à lancer un dossier CPF sans se demander si la formation correspond vraiment aux critères. Beaucoup de projets échouent ici, car ils ne respectent pas les règles de base.
Vérifier l’éligibilité, c’est comme poser les fondations d’une maison. Si elles sont fragiles, tout s’écroule ensuite. Cette étape peut sembler administrative, mais elle conditionne tout le reste du processus.
Comprendre les critères du CPF
Une formation éligible au CPF doit répondre à plusieurs points précis. Elle doit avoir une finalité professionnelle. En d’autres termes, les compétences acquises doivent être directement mobilisables dans un métier ou un projet de reconversion.
L’évaluation est également obligatoire. Un simple atelier sans contrôle de connaissances n’a aucune chance. Il faut prévoir des tests, des mises en situation, ou encore des livrables vérifiables.
Enfin, le CPF exige un résultat concret. Cela peut être l’obtention d’une certification professionnelle inscrite au RNCP ou au Répertoire spécifique, ou un rattachement à une certification déjà existante.
Analyser votre projet de formation
Avant de préparer le dossier, prenez du recul sur votre projet. Quelles compétences cherchez-vous à développer ? À quels besoins répond la formation sur le marché du travail ? Qui sont vos apprenants types ?
Demandez-vous aussi comment vous allez prouver l’assiduité. Feuilles de présence numériques, attestations, relevés de connexion… ce sont des pièces attendues par France Compétences.
Enfin, soyez réaliste sur le positionnement. Si votre projet ressemble davantage à un loisir ou à une initiation culturelle, il ne passera pas. Le CPF se concentre sur les parcours qui renforcent l’emploi et l’employabilité.
Mini-checklist : Feu vert éligibilité
- La formation débouche-t-elle sur une certification reconnue ?
- Les compétences visées sont-elles directement professionnelles ?
- Des modalités d’évaluation sont-elles prévues ?
- Des preuves d’assiduité peuvent-elles être produites ?
- Le public cible est-il clairement identifié ?
Étape 2 : soigner la rédaction de la convention de formation
La convention de formation est la pièce maîtresse de votre dossier CPF. C’est le contrat qui formalise le parcours entre l’organisme et l’apprenant. Une convention mal rédigée, et le dossier peut être recalé dès le départ.
Pensez-la comme la carte d’identité de votre formation. Elle doit dire qui vous êtes, ce que vous proposez et comment vous allez le prouver.
Mentions obligatoires
Certaines informations ne peuvent pas manquer. On y trouve les objectifs pédagogiques, la durée, le coût et les modalités d’évaluation. Le CPF ne se contente pas d’un descriptif sommaire. Il attend des engagements clairs.
N’oubliez pas d’y faire figurer le public visé, les conditions d’accès et les moyens pédagogiques. Plus la convention est précise, plus elle inspire confiance à l’administration et aux apprenants.
Annexes utiles
La convention peut aussi être accompagnée d’annexes. Un programme détaillé, un règlement intérieur ou une charte de confidentialité renforcent votre dossier. Ces documents montrent que vous avez pensé à l’ensemble du parcours, y compris la gestion des données (RGPD).
Un petit détail qui change tout : la lisibilité. Une convention dense mais lisible vaut mieux qu’une pile de textes juridiques indigestes.
Mentions clés à inclure dans la convention
| Champ | Description | Exemple pratique |
|---|---|---|
| Objectifs pédagogiques | Compétences visées | « Maîtriser Excel pour l’analyse de données » |
| Durée | Heures totales | 35 h réparties sur 5 jours |
| Modalités d’évaluation | Outils utilisés | Quiz en ligne + étude de cas |
| Public visé | Profil attendu | Salariés en reconversion vers métiers de bureau |
| Prix et financement | Conditions financières | 1 200 €, mobilisable via le compte formation |
Étape 3 : enregistrer une certification au RNCP ou au Répertoire spécifique
C’est l’étape décisive. Sans enregistrement au RNCP ou au Répertoire spécifique, aucune formation ne peut être financée via le CPF. C’est la porte d’entrée officielle.
Deux chemins s’offrent à vous : créer votre propre certification, ou rattacher votre parcours à une certification déjà existante. Le choix dépend de vos ressources, de votre ambition et du temps que vous pouvez y consacrer.
Créer son propre titre
Créer une nouvelle certification, c’est bâtir un immeuble de A à Z. Vous définissez les compétences, les blocs, les modalités d’évaluation et les preuves attendues. Le processus est lourd et peut prendre un an ou plus.
Cette voie a du sens si vous développez une expertise unique, que personne n’a encore inscrite au RNCP ou au Répertoire spécifique. Mais attendez-vous à un long parcours administratif.
Se rattacher à une certification existante
L’autre option est de rejoindre un certificat déjà validé. On parle alors de rattachement ou d’habilitation. Vous signez un accord avec le certificateur, qui vous autorise à délivrer la certification en son nom.
C’est souvent la voie choisie par les organismes de formation et les PME. Elle permet de gagner du temps et d’accéder directement au financement CPF sans passer par la création d’un titre complet.
Déposer le dossier à France Compétences
Dans les deux cas, le dépôt se fait via la téléprocédure de France Compétences. Attendez-vous à fournir un dossier détaillé : programme, référentiel de compétences, modalités d’évaluation, preuves de cohérence.
Les motifs de refus les plus fréquents ? Un périmètre trop vague, des évaluations insuffisantes ou un manque de preuves concrètes. Anticipez ces points pour éviter de tout recommencer.
Créer ou se rattacher ?
| Situation | Meilleure option | Pourquoi |
|---|---|---|
| Vous avez une expertise unique | Créer un titre | Valoriser votre innovation |
| Vous voulez aller vite | Se rattacher | Procédure plus courte, accès immédiat |
| Vous avez des moyens financiers et humains | Créer un titre | Possibilité d’un label propre |
| Vous êtes une petite structure | Se rattacher | Moins lourd, plus accessible |
Étape 4 : mettre en valeur le profil des formateurs
Un bon programme ne suffit pas. Les évaluateurs de France Compétences regardent aussi qui porte la formation. Les formateurs doivent avoir des compétences reconnues et une expérience solide.
Le CV devient alors une carte de visite officielle. Il doit montrer à la fois l’expertise métier et les aptitudes pédagogiques. Un CV générique ne convaincra pas.
CV et expériences
Indiquez clairement les diplômes, les expériences professionnelles et les missions de formation déjà menées. La cohérence entre le sujet de la formation et le profil du formateur doit être évidente.
Les expériences doivent parler d’elles-mêmes. Plutôt que d’énumérer des postes, mettez en avant ce qui illustre vos compétences pédagogiques.
Preuves complémentaires
Au-delà du CV, vous pouvez ajouter des preuves concrètes. Rapports d’évaluation apprenants, témoignages d’entreprises, publications ou supports pédagogiques enrichissent le dossier.
Ces éléments montrent que vos formateurs ne sont pas seulement compétents, mais aussi capables de transmettre et d’évaluer.
Checklist CV formateur : les 3 points à valider
- Diplôme ou expérience directement liée au sujet enseigné
- Expériences pédagogiques vérifiables
- Preuves complémentaires (rapports, productions, témoignages).
Étape 5 : soumettre le dossier à France Compétences
C’est le moment de vérité. Le dépôt du dossier ne doit pas être improvisé. Un document mal organisé ou incomplet entraîne presque toujours une demande de compléments.
Un bon dossier est lisible, structuré et cohérent. Imaginez que vous préparez un manuscrit à remettre à un éditeur : chaque page doit donner envie de continuer.
Avant l’envoi
Faites un contrôle qualité interne. Vérifiez que tous les documents sont présents, correctement nommés et mis en ordre. Ajoutez un sommaire, c’est un petit détail qui fait gagner du temps aux évaluateurs.
Soyez attentif aux annexes. Un oubli, même mineur, peut retarder le processus de plusieurs mois.
Après l’envoi
Vous recevrez un accusé de réception, puis éventuellement des demandes de précisions. Répondez rapidement, en fournissant des éléments clairs et factuels. Chaque délai de réponse rallonge la procédure.
Anticipez aussi les motifs de refus fréquents. Si votre dossier manque de cohérence ou d’évaluations solides, il sera recalé. Prenez cette étape comme une revue critique de votre travail.
Timeline : Du dépôt à la décision
- Préparation finale du dossier
- Dépôt via la plateforme en ligne
- Accusé de réception par France Compétences
- Éventuelles demandes de compléments
- Décision finale (acceptation ou refus).
Étape 6 : déclarer votre activité et assurer le suivi
Une fois la certification validée, il reste une étape incontournable : la déclaration d’activité et le suivi administratif. C’est ce qui officialise votre statut d’organisme de formation.
Sans ce volet, vous ne pouvez pas délivrer vos parcours via le CPF. C’est un peu comme obtenir un permis de conduire : il autorise la route, mais impose aussi des règles à respecter.
Procédure NDA
La première formalité est l’obtention du numéro de déclaration d’activité (NDA) auprès de la DREETS. Il prouve que vous êtes reconnu comme organisme de formation. Préparez les pièces justificatives avec soin : statuts, convention, programme et justificatifs pédagogiques.
Normes et compatibilité (Qualiopi, RGPD)
Deux cadres sont incontournables. Qualiopi, qui atteste de la qualité de vos processus. Et le RGPD, qui encadre la gestion des données des apprenants. Ces normes ne sont pas qu’administratives : elles témoignent de votre sérieux.
C’est ici que certains outils font gagner un temps précieux. Des plateformes LMS (Learning Management System / Plateforme de gestion de l’apprentissage), adaptées à la formation professionnelle, permettent de centraliser les contenus, de générer des preuves d’assiduité et de faciliter la gestion de la conformité.
Teachizy+ met à votre disposition un environnement intuitif, conçu pour faciliter la compatibilité Qualiopi et RGPD. La plateforme centralise les éléments de suivi et les exports nécessaires, pour que vous puissiez vous concentrer sur la pédagogie.
Suivi continu
Une formation CPF ne s’arrête pas au jour de la certification. Vous devez fournir régulièrement des preuves d’assiduité, d’évaluation et de mise à jour du parcours. France Compétences peut demander des audits, et le compte formation impose des reporting précis.
Liste process : Suivi continu
- Collecter et archiver les preuves d’assiduité
- Suivre les évaluations et livrables
- Mettre à jour régulièrement le programme
- Conserver les données selon les règles RGPD
- Préparer les audits éventuels de France Compétences.
Check-list récapitulative et astuces pratiques
Après six étapes parfois denses, un résumé sous forme de check-list est toujours le bienvenu. C’est votre feuille de route rapide avant de cliquer sur “soumettre”.
Documents indispensables
| Document | Où le déposer | Responsable | Format | Échéance |
|---|---|---|---|---|
| Convention de formation | Dossier CPF / France Compétences | Organisme | PDF signé | Dès le dépôt |
| Programme détaillé | Annexe dossier | Formateur | Dès le dépôt | |
| Modalités d’évaluation | Référentiel compétences | Responsable pédagogique | PDF/Excel | Dès le dépôt |
| CV des formateurs | Annexe dossier | RH / Formateur | Dès le dépôt | |
| Preuves d’assiduité | Plateforme / suivi | Organisme | CSV/PDF | Après chaque session |
| Attestations / certificats | Transmis aux apprenants et CPF | Organisme | Après la formation |
Astuces pour gagner du temps et éviter les refus
Ne surchargez pas vos documents. La précision compte plus que la longueur.
Créez un dossier partagé avec des noms de fichiers uniformes. Cela évite de chercher une convention nommée “doc final v6”.
Enfin, pensez rétro-planning. Chaque pièce a son délai. Un calendrier simple affiché dans votre bureau vous sauvera de bien des sueurs froides.
Ressources complémentaires pour sécuriser votre formation au CPF
Naviguer dans le monde du CPF peut sembler intimidant. Heureusement, certaines sources officielles vous aident à rester dans les clous.
- Service-Public.fr – Mon Compte Formation
Explication officielle du compte personnel de formation. Vous y trouverez le fonctionnement du CPF, l’alimentation des droits et les procédures d’utilisation. - France Compétences – RNCP et Répertoire spécifique
Base de données officielle des certifications. C’est ici que vous vérifiez si une certification est déjà éligible et où vous déposez vos demandes.
Ces liens doivent figurer dans vos favoris. Ils vous serviront à chaque étape, que vous soyez organisme indépendant ou employeur qui souhaite proposer des parcours CPF à ses salariés.
FAQ
Comment créer une formation éligible au CPF ?
Pour créer une formation CPF, vous devez d’abord être un organisme déclaré. Ensuite, rattachez votre parcours à une certification professionnelle inscrite au RNCP ou au Répertoire spécifique. Enfin, déposez votre dossier auprès de France Compétences.
Quels sont les critères d’éligibilité ?
La formation doit avoir une finalité professionnelle, inclure des modalités d’évaluation, et déboucher sur une certification reconnue. Sans ces critères, le CPF ne peut pas financer le parcours.
Comment référencer sa formation au RNCP ou au Répertoire spécifique ?
Vous pouvez soit créer une certification nouvelle (procédure longue), soit vous rattacher à une certification existante par habilitation. Dans les deux cas, le dossier se dépose via la téléprocédure de France Compétences.
Quelles erreurs administratives éviter ?
Les refus viennent souvent d’un programme trop vague, de preuves d’assiduité absentes, ou d’évaluations insuffisantes. Un contrôle interne avant l’envoi limite fortement ces risques.
Comment être payé par le CPF ?
Le paiement se fait via la plateforme Mon Compte Formation. Après validation, les fonds sont versés directement à l’organisme, une fois les attestations et preuves fournies.
Conclusion
Créer une formation éligible au CPF demande de la rigueur, mais ce n’est pas un labyrinthe sans sortie. Les six étapes vues ensemble composent un fil conducteur solide : éligibilité, convention, enregistrement, formateurs, dépôt et suivi.
Avec la check-list en main, vous disposez d’un outil pratique pour préparer votre dossier et éviter les refus. Les ressources officielles sont là pour appuyer vos démarches et répondre aux questions de fond.
Vous voilà mieux armé pour franchir chaque étape avec méthode. Il ne vous reste plus qu’à passer de l’idée à l’action, et à transformer vos projets de formation en parcours reconnus et finançables via le CPF.
