5 étapes pour recueillir et analyser les besoins en formation de votre entreprise

Avant de concevoir un plan de formation, encore faut-il savoir ce que vos équipes doivent réellement apprendre. C’est là tout l’enjeu du recueil et de l’analyse des besoins en formation : comprendre les écarts entre les compétences actuelles et celles exigées par les missions, les outils ou les transformations à venir.

Vous avez du mal à définir clairement ce qu’il faut développer ? Vos remontées sont floues ou dispersées ? Résultat : vos formations manquent d’impact, vos budgets sont mal alloués et vos équipes n’évoluent pas au bon rythme.

Dans cet article, vous trouverez un guide en 5 étapes pour structurer efficacement ce processus. Nous vous proposons des méthodes concrètes pour identifier, classer et exploiter les besoins en formation, afin de construire des plans solides, ciblés, et directement utiles à la montée en compétences de vos collaborateurs.

Points à retenir : 

• Identifier les besoins en formation est essentiel pour éviter les écarts entre les compétences réelles et les attentes de l’entreprise.
• Une démarche structurée permet de renforcer la performance, l’engagement et l’agilité des équipes.
• Le processus repose sur 5 étapes clés : définir les objectifs, recueillir les besoins, analyser les écarts, construire le plan de formation et assurer un suivi régulier.
• L’implication des collaborateurs et des managers est indispensable pour recueillir des données fiables et actionnables.
• Les critères de priorisation (impact métier, fréquence, urgence) aident à cibler les actions les plus efficaces.
• Des outils comme Teachizy+ permettent de centraliser la gestion de la formation, d’optimiser le suivi et de respecter les normes Qualiopi et RGPD.
• Un plan de formation réussi repose sur une logique d’amélioration continue, fondée sur des indicateurs concrets et des retours d’expérience.

Pourquoi identifier les besoins en formation est crucial

Identifier les besoins en formation n’est pas une formalité RH : c’est un élément stratégique pour garantir la performance durable de l’entreprise.

Une gestion efficace des compétences

Quand les besoins sont bien identifiés, les actions de formation deviennent des outils précis pour accompagner les objectifs de l’entreprise.

• Permet d’ajuster les compétences disponibles aux besoins réels de l’organisation.
• Évite les doublons ou les formations inutiles, en focalisant les efforts sur les vrais écarts de compétences.
• Anticipe les évolutions (marché, outils, métiers) en préparant les équipes aux futurs enjeux.

Exemple : une entreprise qui digitalise son parcours client devra former ses équipes commerciales aux outils CRM, sous peine de freiner l’adoption du nouveau modèle.

Les risques d’une mauvaise identification

À l’inverse, ne pas identifier correctement les besoins peut freiner la performance, alourdir les charges et nuire à la motivation des équipes.

• Décalage entre compétences internes et attentes business (ex. : manque de maîtrise des outils, difficulté à innover).
• Perte d’efficacité : des collaborateurs mal formés produisent plus lentement et avec plus d’erreurs.
• Démotivation : une formation perçue comme inutile ou inadaptée nuit à l’engagement.

Selon une étude de l’OCDE, 35 % des salariés estiment que leurs compétences sont sous-utilisées ou mal alignées avec leur poste. (Source : OCDE Skills Outlook)

Un impact direct sur la performance globale de votre entreprise

L’identification précise des besoins en formation est un outil de rentabilité et de compétitivité.

• Aligner les formations aux besoins permet de renforcer la compétitivité de l’entreprise.
• C’est aussi un moyen d’optimiser le retour sur investissement des plans de formation : chaque euro dépensé répond à un besoin opérationnel précis.
• Enfin, cela contribue à créer une culture d’apprentissage ciblée, valorisée par les équipes et bénéfique pour la marque employeur.

Étape 1 : Définir les objectifs et critères de formation

Avant de lancer toute action de formation, il est essentiel de poser un cadre clair. Cela commence par des objectifs bien définis, alignés avec les missions concrètes et les compétences attendues.

Des objectifs adaptés aux missions et aux réalités du terrain

Les objectifs doivent répondre à des besoins pratiques, mesurables et pertinents pour les équipes concernées.

• S’appuyer sur les fiches de poste, les évolutions des missions ou les projets à venir.
• Traduire les besoins en compétences attendues (ex. : savoir gérer un outil, adopter une posture managériale, etc.).
• Identifier si les objectifs sont à court, moyen ou long terme, selon les priorités de l’entreprise.

Exemple : une PME qui internalise son marketing digital peut définir comme objectif « Maîtriser les bases de Meta Ads d’ici 3 mois » pour son équipe communication.

L’importance de critères clairs d’évaluation

Une fois les objectifs définis, il faut les accompagner de critères concrets pour évaluer les écarts de compétences, aussi bien à l’échelle individuelle que collective.

• Évaluer le niveau actuel des collaborateurs (tests, entretiens, auto-évaluation).
• Identifier les écarts entre les compétences actuelles et les compétences cibles.
• Définir des indicateurs de suivi (résultats mesurables, comportement observé, autonomie, etc.).

Ces critères serviront ensuite à prioriser les actions de formation et à mesurer leur efficacité dans le temps.

Formaliser un plan de formation cohérent

Une fois les objectifs et critères fixés, ils alimentent un plan de formation structuré :

• Objectif : « Maîtriser l’outil X »
• Compétence cible : « Créer un rapport personnalisé »
• Évaluation actuelle : « Autonomie partielle, besoin d’accompagnement »
• Format recommandé : « Atelier pratique + support tutoré »

Étape 2 : Recueillir les besoins en formation auprès des collaborateurs

Une fois les objectifs définis, l’étape suivante consiste à écouter le terrain. Les collaborateurs sont les premiers concernés par les actions de formation : leur implication est essentielle pour construire un plan réellement efficace.

Multiplier les canaux de recueil pour une vision complète

Pour identifier les besoins réels, il est recommandé de croiser plusieurs méthodes. Chacune offre un angle complémentaire et permet d’éviter les biais.

1. Les entretiens individuels

Ils permettent d’explorer en profondeur les ressentis, les ambitions et les difficultés spécifiques de chaque collaborateur.

• Favorisent une relation de confiance, propice à l’expression sincère.
• Permettent d’identifier des blocages invisibles dans les outils, process ou postures.
• Offrent une vision personnalisée des besoins, en lien direct avec les missions.

2. Les questionnaires

Ils permettent de recueillir une vision plus globale, rapidement et à grande échelle.

• Adaptés aux équipes nombreuses ou multisites.
• Standardisent les réponses pour faciliter l’analyse et la priorisation.
• Peuvent inclure des questions ouvertes pour laisser place à l’expression personnelle.

3. Les audits de compétences

Ils donnent une photographie objective du niveau actuel des compétences internes.

• Utilisent des grilles d’évaluation claires, parfois adossées à un référentiel métier.
• Mettent en évidence les écarts entre compétences maîtrisées et compétences attendues.
• Peuvent être menés en interne ou par un organisme extérieur pour plus de neutralité.

Créer un climat de confiance pour des retours sincères

Quelle que soit la méthode choisie, il est indispensable de favoriser un environnement bienveillant :

• Préciser que le but est d’accompagner, non de sanctionner.
• Anonymiser les réponses lorsque nécessaire.
• Valoriser les retours comme des leviers d’amélioration collective.

Étape 3 : Analyser les besoins de formation et les hiérarchiser

Après avoir recueilli les retours du terrain, il est temps de passer à l’analyse. L’objectif : transformer les données brutes en décisions concrètes, en identifiant les écarts réels entre les compétences disponibles et celles à acquérir.

Identifier les écarts de compétences à combler

L’analyse permet de trier, regrouper et interpréter les données pour faire ressortir les priorités.

• Comparer les résultats des entretiens, questionnaires et audits avec les compétences attendues par poste ou projet.
• Repérer les écarts significatifs : manque de maîtrise d’un outil, posture managériale fragile, absence de connaissances clés.
• Identifier les compétences redondantes, déjà maîtrisées ou peu utiles, à ne pas prioriser.

Exemple : si plusieurs membres d’un service peinent à utiliser un outil métier essentiel, cela devient un besoin prioritaire.

Définir des critères clairs de priorisation

Tous les besoins ne peuvent pas être traités en même temps. Il faut donc les classer selon leur impact et leur urgence.

• Impact sur la performance : la compétence est-elle essentielle à la productivité ou à la qualité ?
• Fréquence d’utilisation : s’agit-il d’une compétence utilisée au quotidien ou ponctuellement ?
• Urgence réglementaire : y a-t-il une obligation de conformité ou un audit à venir ?
• Taille du public concerné : plus le besoin touche d’équipes, plus il devient stratégique.

Un processus d’analyse reproductible

Pour faciliter les arbitrages, il est utile de structurer l’analyse à travers un processus simple :

1. Lister tous les besoins exprimés.
2. Évaluer chaque besoin selon les critères ci-dessus.
3. Attribuer une note ou une couleur (ex. : priorité haute / moyenne / basse).
4. Formaliser un tableau de priorisation clair, qui guidera le plan de formation.

Étape 4 : Traduire les besoins en un plan de formation adapté

Une fois les besoins hiérarchisés, il s’agit de les transformer en un plan de formation clair, réalisable et aligné avec les priorités de l’entreprise. Cette étape conditionne directement l’impact des formations sur la performance globale.

Concevoir un plan structuré, réaliste et progressif

Un bon plan de formation repose sur une traduction concrète des besoins analysés, en tenant compte des moyens disponibles.

• Organiser les besoins par priorité, en lien avec les critères définis (performance, urgence, conformité…).
• Adapter les formats aux publics : e-learning, présentiel, ateliers pratiques, tutoriels internes…
• Prendre en compte les ressources humaines, logistiques et budgétaires, pour éviter les plans inapplicables.
• Planifier sur l’année avec des délais réalistes et des temps d’évaluation intermédiaires.

Exemple : pour un besoin de montée en compétence sur Excel dans une équipe comptable, le plan peut inclure 1 module e-learning + 1 atelier présentiel + 1 évaluation pratique, répartis sur 6 semaines.

Teachizy+ : transformer les besoins en plan d’action clair

Pour piloter efficacement cette transformation, des outils spécialisés comme Teachizy+ apportent un gain de temps et de rigueur considérable.

• Interface intuitive pour créer des parcours de formation sur mesure.
• Centralisation des contenus pédagogiques, suivi des apprenants, statistiques d’évolution.
• Conforme aux exigences Qualiopi et RGPD, garantissant sécurité et qualité.
• Outil pensé pour les entreprises : facilite la mise en œuvre, le pilotage et l’évaluation continue du plan.

En utilisant Teachizy+, les responsables formation peuvent structurer l’ensemble du processus sans perdre de vue l’objectif final : faire évoluer concrètement les compétences.

Des résultats mesurables à grande échelle

Un plan structuré n’est pas un luxe, c’est un accélérateur de performance :

• Les entreprises ayant investi dans des plans structurés entre 2023 et 2025 ont connu jusqu’à 30 % de gains de productivité (source : Deloitte via managerrhconseil.fr).
• Chez L’Oréal, l’alignement des formations sur les objectifs métiers a généré +20 % de productivité dans les équipes commerciales.
• Air France a réduit de 18 % ses retards en 2024 grâce à la refonte de ses modules sur la gestion du stress.

Étape 5 : Suivre, évaluer et ajuster le plan de formation

Un plan de formation n’est jamais figé. Pour qu’il soit réellement efficace, il doit faire l’objet d’un suivi régulier et d’évaluations ciblées, afin d’ajuster les actions en fonction des résultats observés et des retours du terrain.

Mettre en place un suivi continu et structuré

Le suivi permet de vérifier que les formations sont bien déployées, suivies et utiles. Il s’appuie sur des indicateurs simples mais pertinents.

• Taux de participation : qui a suivi quoi, dans quel délai ?
• Taux de complétion : les parcours sont-ils terminés en entier ou abandonnés ?
• Évaluations à chaud : satisfaction des apprenants juste après la formation.
• Évaluations à froid : impact observé sur le poste, quelques semaines après.

Ces indicateurs doivent être analysés régulièrement pour détecter les écarts et les points de blocage.

S’appuyer sur les retours d’expérience terrain

En plus des données quantitatives, il est essentiel d’écouter les retours qualitatifs des collaborateurs et des managers.

• Collecter les ressentis via des questionnaires ou des mini-interviews post-formation.
• Identifier ce qui a été réellement utile, ce qui a manqué ou ce qui était mal calibré.
• Croiser les retours avec les objectifs initiaux pour mesurer le véritable effet de la formation.

Ajuster pour améliorer en continu

Le plan de formation doit évoluer au fil des constats. Cela suppose une démarche itérative et agile.

• Supprimer ou modifier les modules peu efficaces.
• Renforcer les contenus qui ont généré de bons résultats.
• Réajuster le rythme ou le format selon les disponibilités et préférences des équipes. 

Un bon suivi permet de garantir un haut niveau de pertinence et d’impact tout au long du cycle de formation.

Outils et méthodes complémentaires pour le recueil et l’analyse des besoins

Liste d’Outils Recommandés

Pour optimiser la collecte et l’analyse des besoins en formation, il est utile de s’appuyer sur des outils numériques adaptés. Ils permettent de gagner du temps, d’assurer une meilleure traçabilité et d’impliquer les collaborateurs plus facilement.

Plateformes LMS (Learning Management System)

Les LMS offrent une vision globale sur les parcours, les contenus et l’évolution des compétences. Même s’ils ne sont pas spécifiquement conçus pour le recueil initial des besoins, ils participent à la structuration du processus de formation.

Exemple recommandé : Teachizy+

Teachizy+ permet de centraliser l’ensemble du processus de formation, avec une interface fluide, une gestion illimitée des apprenants et des contenus, tout en étant conforme Qualiopi et RGPD.

FAQ – Questions récurrentes

Conclusion

Identifier et structurer les besoins en formation n’est pas un exercice théorique, c’est un moteur direct de performance, d’agilité et de compétitivité pour l’entreprise.

• En définissant des objectifs clairs, en recueillant les besoins auprès des collaborateurs et en analysant les écarts, les responsables formation peuvent construire des plans parfaitement alignés avec les priorités métiers.
• Grâce à des outils comme Teachizy+, il devient plus simple de centraliser les contenus, piloter les parcours et suivre les évolutions dans une logique d’amélioration continue.
• Les bénéfices sont tangibles : hausse de la productivité, engagement des équipes renforcé et meilleure maîtrise des compétences clés.

Un plan de formation efficace ne se contente pas de former. Il structure, anticipe, ajuste et valorise les talents internes. En le construisant sur des bases solides, l’entreprise transforme l’apprentissage en avantage concurrentiel.