Formation professionnelle : Trouver un logiciel Qualiopi pour votre organisme de formation

La certification Qualiopi est essentielle pour les organismes de formation afin de garantir la qualité et l’accès aux financements. Teachizy+ simplifie cette démarche en offrant une solution complète pour créer, gérer et digitaliser les formations, tout en assurant une conformité totale aux exigences Qualiopi.

Vous vous demandez comment éviter la paperasse et les tâches manuelles qui compliquent la certification Qualiopi ?  Vous cherchez une solution pour sécuriser vos process et garantir la conformité lors des audits ? Vous souhaitez gagner du temps en centralisant toute la gestion Qualiopi sur un seul outil ?

D’après la liste des organismes de formation de Data Gouv, environ 32% d’entre eux sont titulaires de la certification Qualiopi. Obtenir cette certification donne accès à des opportunités concrètes.

Après avoir lu cet article, vous saurez exactement comment un logiciel Qualiopi peut simplifier votre démarche de certification et lequel choisir. Vous découvrirezles fonctionnalités essentielles à rechercher et les avantages d’une gestion automatisée.

Points à retenir : 

• La certification Qualiopi est essentielle, et un logiciel adapté simplifie la gestion administrative et garantit la conformité.
• Teachizy+ offre une solution complète pour digitaliser les formations et automatiser le suivi des critères Qualiopi, avec des exports de preuves et un suivi en temps réel. Les documents (comme les attestations) sont générés facilement mais non archivés automatiquement.
• Un logiciel de gestion compatible Qualiopi permet de sécuriser les données, accéder facilement aux documents et préparer sereinement les audits.
• Il facilite la gestion des apprenants, optimise les processus administratifs et permet de suivre les formations en temps réel grâce à des tableaux de bord.
• Pour le choisir, il est important de définir ses besoins, tester l’ergonomie et évaluer le retour sur investissement.

Pourquoi un logiciel est-il essentiel pour la certification Qualiopi ?

Vous connaissez ce mail que vous redoutez un peu, celui où votre comptable vous relance pour la troisième fois :

Objet : Relance – pièces manquantes

« Bonjour, il me faudrait le RIB, les justificatifs des frais pros, la facture de l’outil RH acheté en janvier… et aussi le KBIS à jour. Merci ! »

Ce n’est pas que vous n’avez pas ces documents.
C’est qu’ils sont éparpillés : dans un drive mal trié, un dossier d’archives, ou un vieux mail jamais classé.

Et vous voilà à bloquer une bonne demi-journée à reconstituer ce que vous avez pourtant déjà produit.

C’est exactement ce qui arrive quand vous essayez de prouver votre conformité Qualiopi sans outil structurant.
Vous formez. Vous suivez vos apprenants. Vous améliorez vos contenus.
Mais au moment de justifier tout cela ? Rassembler les bonnes preuves devient long, fastidieux, stressant.

Un bon logiciel ne vous dispense pas d’être rigoureux.
Mais il vous permet de documenter en continu, sans surcharge.
Les éléments sont là, au bon endroit, au bon moment.

Feuilles d’émargement, rapports qualité, indicateurs de suivi, justificatifs RGPD…
tout est prêt avant même que l’auditeur ne le demande.

Un vrai soulagement administratif, et une vraie force en audit.

Voici un tableau des 9 fonctions clés permettant d’assurer une gestion fluide et conforme aux exigences de la certification Qualiopi.

Fonction	Bénéfice concret
Automatisation du suivi des critères Qualiopi*	Les preuves peuvent être générées au fil de l’activité
Centralisation des documents de conformité	Tous les éléments sont regroupés, classés, accessibles au même endroit
Accès facilité aux preuves et audits	Vous retrouvez rapidement ce qu’un auditeur ou financeur demande
Suivi en temps réel des exigences Qualiopi	Vous savez à tout moment ce qui est conforme, incomplet ou à jour
Sécurisation des données selon les normes RGPD	Les données sont protégées, traçables, conformes au cadre légal
Génération des justificatifs et indicateurs	Feuilles, attestations, indicateurs : générés facilement
Tableaux de bord pour piloter les actions	Une vue synthétique pour suivre vos sessions, indicateurs et actions à venir
Notifications et rappels pour ne rien oublier	Vous êtes alerté avant les échéances importantes : relances, audits, mises à jour
Optimisation des processus pour préparer les audits sereinement	Vous anticipez au lieu de subir, sans surcharge ni stress

*Tout savoir sur les critères Qualiopi :Référentiel national qualité

Simplifier la gestion et réduire la charge administrative

Pour les organismes de formation, la charge administrative est bien réelle. Générer des conventions, suivre les présences, compiler les justificatifs… autant de tâches administratives qui prennent du temps, sans créer de valeur directe.

Un logiciel de gestion, ou plus précisément un logiciel conçu pour simplifier la gestion de la formation, change la donne.
Il permet de :

• Automatiser le suivi des critères Qualiopi
• Centraliser les documents de conformité
• Réduire les manipulations manuelles et les risques d’erreur

Les documents sont accessibles, horodatés, et toujours à jour. Résultat : un accès facilité aux preuves et audits, que ce soit pour un financeur ou un auditeur.

Pour les professionnels de la formation, c’est un moyen concret de faciliter la gestion, en restant agile et concentré sur les besoins des apprenants.

Sécuriser et garantir la conformité réglementaire

Dans un cadre comme celui de la certification Qualiopi, il faut pouvoir respecter les exigences à la lettre, et surtout, le démontrer facilement.

Un bon logiciel vous aide à sécuriser chaque étape de votre activité :

• Sécurisation des données selon les normes RGPD
• Génération des justificatifs et indicateurs de suivi

Vous permettez de créer une organisation solide, auditable, sans ressaisie inutile.

Pour les organismes de formation, c’est une solution utile au quotidien et rassurante quand l’audit approche.

Gagner en efficacité et en productivité

Avec un logiciel de gestion, vous passez d’une logique de suivi manuel à une logique de pilotage.

Grâce à des tableaux de bord pour piloter les actions, vous visualisez en temps réel vos sessions, vos indicateurs, vos obligations à venir.
Les notifications et rappels vous aident à ne rien oublier, même en période de forte activité.

Vous pouvez ainsi :

• Optimiser les processus pour préparer les audits sereinement
• Automatiser les relances et simplifier les exports
• Analyser les retours grâce aux évaluations de la satisfaction

En 2025, un bon outil ne remplace pas votre expertise. Il la rend visible, mesurable, et scalable (évolutive).

Les fonctionnalités clés d’un bon logiciel Qualiopi

Choisir un outil de gestion, c’est comme choisir un coéquipier :
il ne suffit pas qu’il soit “complet” sur le papier. Il doit vraiment vous aider à faire mieux, plus simplement.
Voici les fonctionnalités à observer de près.

Gestion documentaire et suivi des audits

La documentation doit être structurée et connectée à vos actions de terrain :

• gestion des supports de cours, attestations, logs de connexion
• suivi des sessions de formation
• lien direct entre documents et critères Qualiopi.

Automatisation des processus Qualiopi

La vraie puissance d’un logiciel, ce n’est pas juste la gestion.
C’est l’automatisation.

Un bon logiciel vous aide à :

• automatiser les relances
• fluidifier les process administratifs
• mieux suivre vos engagements grâce à des indicateurs à jour
• limiter les erreurs dans les aspects administratifs.

Comment bien choisir son logiciel Qualiopi ?

Un bon logiciel ne fait pas tout à votre place.
Mais il peut faire mieux avec vous, si vous choisissez celui qui vous correspond.
Voici trois étapes à ne pas négliger.

Définir ses besoins

• Travaillez-vous seul ou en équipe ?
• Disposez-vous d’un catalogue de formation ?
• Souhaitez-vous automatiser l’envoi d’attestations, générer des rapports d’activité ?

Un simple questionnaire en interne peut révéler les vrais usages à couvrir :

• Gestion documentaire : pour centraliser les contenus et les preuves
• Automatisation : pour limiter les tâches répétitives
• Suivi des indicateurs : pour améliorer en continu.

Chaque organisme de formation a ses spécificités. L’important, c’est de choisir un logiciel aligné sur la fonction des besoins de votre structure et qui s’adapte mieux à vos besoins réels.

Vérifier l’ergonomie et la simplicité d’utilisation

Même le logiciel le plus complet ne sert à rien si personne ne l’utilise.

Testez la prise en main :

• L’utilisateur comprend-il la logique dès les premières minutes ?
• L’utilisation d’un logiciel est-elle intuitive, fluide, agréable au quotidien ?
• Les manipulations sont-elles claires, même sans formation poussée ?

Un bon logiciel métier parle le langage de la formation, pas celui des développeurs.
Et il doit pouvoir s’intégrer à vos outils existants (CRM, plateforme de paiement, outil d’emailing…).

Anticiper les coûts et le retour sur investissement

Un logiciel peut sembler cher… jusqu’à ce qu’on fasse le calcul.

Combien d’heures passent vos équipes à générer des documents, à relancer des apprenants, à préparer un audit ?
Combien coûte un oubli, une erreur de session, un indicateur qualiopi mal renseigné ?

Un bon logiciel de gestion vous fait considérablement gagner du temps, et ce gain se transforme vite en économie concrète.

Pour les entreprises souhaitant professionnaliser leur gestion commerciale, l’équation est simple : le coût d’abonnement se mesure face au temps gagné, à la réduction du stress, à la fiabilité des process.

Et si l’outil offre un accompagnement de qualité, avec un vrai support et une montée en compétences rapide, vous gagnez aussi sur la durée.

Le bon réflexe : chercher une solution adaptée à vos moyens, vos objectifs, et votre volume d’activité.

Opter pour un LMS compatible Qualiopi

Un bon LMS (Learning Management System, ou plateforme de gestion de la formation) ne se contente pas d’héberger vos contenus. Il vous aide à structurer, prouver et piloter votre démarche qualité.

C’est exactement ce que propose Teachizy+ : une plateforme française pensée pour les formateurs, les centres et les entreprises qui veulent rester simples, efficaces… et 100 % conformes Qualiopi.

Formation des équipes via une plateforme intuitive

Former vos équipes ne devrait pas nécessiter… une formation.

Avec Teachizy+, la prise en main est immédiate. La plateforme est conçue pour gérer vos formations en interne, en mode e-learning, blended ou en présentiel.

C’est un LMS intuitif, qui offre la possibilité de personnaliser vos contenus à l’image de votre organisation.
Chaque formateur peut structurer ses modules, suivre l’engagement, et s’appuyer sur un extranet pour diffuser ses supports.

Suivi des parcours pédagogiques et preuves de conformité

La marque Qualiopi exige des preuves. Teachizy+ vous aide à les construire au fur et à mesure.

Vous suivez chaque parcours de formation avec précision.

Même les formateurs indépendants et petits organismes y trouvent une vraie valeur :
le suivi se fait sans tableurs, sans bricolage, dans une logique de démarche qualité.

Gestion des apprenants et de la documentation en un seul endroit

Teachizy+ vous permet de gérer toutes vos sessions et vos apprenants sur une seule interface, et de générer les documents nécessaires (attestations, certificats) à la demande.

C’est un atout pour la gestion des formations au quotidien, mais aussi pour les audits Qualiopi et les échanges avec les financeurs.

FAQ – Questions récurrentes

Conclusion

La prochaine fois que vous ouvrez votre boîte mail, il se peut que votre comptable vous relance, pour la quatrième fois, à propos d’un justificatif de frais ou d’une facture oubliée.
Mais ce ne sera certainement pas un rappel à l’ordre de la part de Qualiopi.

Avec Teachizy+, la gestion administrative devient simple, rigoureuse, fluide.
Les professionnels de la formation ont enfin une approche structurée pour prouver la qualité de leur travail, sans surcharge, sans panique.
Et chaque attestation devient ce qu’elle devrait être : un gage de qualité.

Pour les impôts, il existe des options. Mais en ce qui concerne votre logiciel de formation, vous venez de découvrir votre meilleur allié.