Analyser les besoins en formation, c’est éviter les actions inutiles, mal ciblées ou mal perçues. C’est surtout poser les bases d’un développement des compétences aligné sur les enjeux réels de l’entreprise : performance, évolution des métiers, transformation digitale ou réglementaire.
Vous constatez que l’identification des besoins en formation reste floue et laborieuse ? Vous avez du mal à rassembler des données fiables (entretiens, questionnaires) pour prioriser efficacement les formations indispensables ? Vous ressentez la pression de justifier ce plan devant la direction tout en respectant les normes Qualiopi et RGPD ?
Dans ce guide, vous découvrirez 7 étapes clés pour transformer l’analyse des besoins en formation. Vous apprendrez à collecter et évaluer des données fiables, identifier précisément les besoins collectifs et les besoins individuels, et hiérarchiser les formations en fonction de vos objectifs.
Points à retenir :
- Analyser les besoins en formation permet d’aligner les compétences avec les objectifs réels de l’entreprise, en évitant les formations inutiles ou mal ciblées.
- La méthode repose sur 7 étapes clés, de la préparation stratégique à la collecte de données, l’analyse des écarts, la hiérarchisation des priorités et le suivi dans le temps.
- Il est important de croiser données quantitatives et qualitatives, en impliquant managers, collaborateurs et RH pour identifier les besoins individuels et collectifs.
- La démarche doit être conforme aux exigences Qualiopi et RGPD, notamment en sécurisant les données collectées et en justifiant les actions mises en place.
- Des outils comme Teachizy+ facilitent cette gestion, en centralisant les informations, en structurant les plans de formation et en assurant le pilotage et la traçabilité du processus.
Étape 1 : Préparer l’analyse des besoins en formation
Avant de recueillir des données ou de lancer un questionnaire, il est essentiel de poser les fondations de l’analyse. Une préparation claire permet de gagner en efficacité, de structurer la démarche et d’éviter les erreurs d’interprétation.
Définir les objectifs stratégiques
Posez-vous une question simple : Pourquoi fait-on cette analyse ?
Il peut s’agir de :
- Adapter les compétences à un changement d’organisation
- Répondre à un besoin réglementaire
- Accompagner l’évolution d’un métier ou d’un outil
- Identifier les lacunes dans les performances d’une équipe
- Clarifier l’objectif donne un fil conducteur à tout le processus.
Identifier les parties prenantes
Les besoins en formation ne viennent pas que des salariés. Il faut impliquer :
- Les managers de proximité (vision terrain)
- La direction (vision stratégique)
- Les RH ou responsables formation (vision globale)
Ce sont eux qui vont aider à cerner les priorités et à formuler des besoins pertinents en matière de formation professionnelle.
Délimiter le périmètre
L’analyse peut porter sur :
- Toute l’entreprise
- Une équipe ou un service
- Une fonction spécifique
- Une compétence transverse
Exemple concret : dans une entreprise en pleine transition numérique, on peut choisir de cibler uniquement les métiers administratifs pour évaluer leur besoin en formation bureautique.
Avoir cette vision claire dès le départ, c’est s’assurer que l’analyse soit cohérente, ciblée et utile.
Étape 2 : Recueillir les données sur les besoins en formation
Une fois le cadre posé, place à la collecte d’informations. L’objectif ici est de faire émerger les besoins réels, pas seulement ceux perçus.
Les principales méthodes de collecte
- Entretiens individuels :
Permettent une exploration fine des attentes, difficultés, projets d’évolution. Idéal pour les postes clés ou les profils en transition. - Questionnaires :
Rapides à diffuser, ils offrent une vue d’ensemble. On peut interroger à la fois les collaborateurs, les managers et les RH. - Audits internes / observations terrain :
Utile pour valider des écarts entre ce qui est déclaré et ce qui est réellement pratiqué.
Données qualitatives vs quantitatives
Pour une analyse complète, il faut croiser les deux types de données :
| Type de donnée | Exemple | Intérêt |
|---|---|---|
| Quantitative | Taux de non-conformité, absences | Objectiver des tendances |
| Qualitative | Feedbacks d’entretiens, verbatim | Comprendre les causes profondes |
Exemple : un questionnaire révèle un manque de maîtrise d’un logiciel (quantitatif), mais les entretiens montrent que le vrai problème vient d’un manque d’accompagnement au changement (qualitatif).
Bien choisir la méthode
- Pour un petit effectif : privilégier l’entretien
- Pour un service large : opter pour un questionnaire + entretiens ciblés
- Pour des missions sensibles : mixer audit et entretiens
Le choix dépendra du temps disponible, du périmètre couvert et des enjeux stratégiques.
Étape 3 : Analyser et identifier les besoins individuels et collectifs
Une fois les données recueillies, il faut les trier, croiser et interpréter pour identifier les besoins en formation. C’est ici que l’analyse prend tout son sens.
Traiter les données
Commencez par regrouper les réponses selon :
- les métiers
- les niveaux hiérarchiques
- les compétences clés
Recherchez les points communs, les écarts, les signaux faibles.
Utilisez des tableaux de synthèse ou des grilles de lecture pour organiser l’information.
Identifier les besoins collectifs
Ce sont les manques de compétences communs à plusieurs personnes.
Exemple : un service complet a du mal avec un nouveau logiciel → Former le groupe permet un gain rapide en efficacité.
Identifier les besoins individuels
Ils concernent une personne spécifique :
Exemple : un salarié en reconversion ou en poste nouvellement créé → Il s’agira d’un accompagnement personnalisé.
Exemple concret
Dans une PME industrielle :
- L’analyse montre que 70 % des opérateurs maîtrisent mal les règles de sécurité → besoin collectif
- Un manager projet manque de compétences en gestion budgétaire → besoin individuel
Croiser les deux niveaux permet de concevoir un plan de formation équilibré.
Étape 4 : Évaluer les écarts et déterminer les compétences nécessaires
À cette étape, on mesure les écarts entre ce qui est attendu et ce qui est réellement maîtrisé en utilisant des indicateurs clés et des outils d’évaluation.
Comment mesurer les écarts ?
- Grille de compétences : échelle de maîtrise pour chaque compétence (ex. : débutant à expert)
- Référentiels métiers : liste des compétences nécessaires à chaque fonction
- Tests ou mises en situation : pour valider concrètement le niveau réel
Utiliser des indicateurs
Voici quelques indicateurs utiles :
- Taux de maîtrise par compétence
- Nombre d’écarts critiques par équipe
- Impact sur la performance (ex : productivité, erreurs, satisfaction client)
Exemple : une entreprise repère que les retards clients sont souvent liés à une mauvaise planification → un écart de compétence en gestion des priorités.
L’analyse chiffrée permet de rendre les besoins lisibles et défendables face à la direction.
Étape 5 : Hiérarchiser les besoins en formation selon leur impact et leur faisabilité
Toutes les formations ne peuvent pas être déployées en même temps. Il faut donc prioriser.
Les critères de priorisation
- Impact sur la performance : gain mesurable attendu
- Faisabilité : budget, ressources disponibles, temps nécessaire
- Urgence : obligation réglementaire, lancement d’un nouveau projet, difficulté métier
Méthode simple : la matrice de priorisation
| Impact / Faisabilité | Faible | Élevée |
|---|---|---|
| Faible | À reconsidérer | À planifier |
| Élevée | À différer | À prioriser |
Exemple :
- Formation RGPD pour tous → prioritaire (réglementaire + faisable)
- Formation en leadership pour futurs managers → à planifier
Cette hiérarchisation permet de passer à l’action de manière réaliste et stratégique.
Étape 6 : Intégrer la conformité réglementaire dans l’analyse
L’analyse des besoins en formation ne se fait pas hors cadre. Elle doit respecter des obligations légales qui garantissent la qualité et la protection des données.
Norme Qualiopi
Si vous formez en externe ou avec un organisme certifié, vous devez :
- Justifier la pertinence des formations
- Prouver que les besoins ont été identifiés
- Suivre et évaluer les compétences acquises
Règlement RGPD
Collecter des données (questionnaires, entretiens…) implique :
- D’informer les salariés
- De limiter les données à ce qui est strictement utile
- De sécuriser leur traitement et leur stockage
Un appui digital fiable : Teachizy+
Pour gérer simplement ces contraintes, Teachizy+ propose une plateforme conforme aux normes Qualiopi et RGPD.
Avec :
- Une interface intuitive pour centraliser les données
- Une gestion sécurisée des profils et des parcours
- Des outils de suivi et de reporting intégrés
C’est un vrai gain de temps pour les responsables RH qui doivent assurer la traçabilité des actions tout en respectant le cadre légal.
Étape 7 : Mettre en place un suivi et ajuster le plan de formation
L’analyse des besoins n’est pas un exercice ponctuel. Pour rester utile, elle doit s’inscrire dans une dynamique de suivi.
Pourquoi suivre et ajuster ?
Parce que :
- Les besoins évoluent rapidement
- Certains objectifs initiaux peuvent changer
- Le retour des apprenants est précieux pour ajuster les formats, durées, contenus…
Comment organiser le suivi ?
- Indicateurs clés : taux de complétion, évaluation à froid, progression individuelle
- Points de révision réguliers : chaque semestre ou à la fin de grands projets
- Tableaux de bord RH pour visualiser l’évolution des compétences
Exemple : une formation Excel basique a été bien notée, mais les retours montrent un besoin d’aller plus loin. On ajuste avec un module “niveau avancé”.
Le suivi permet de faire vivre le plan de formation, et de mieux cibler les prochaines actions.
FAQ – Questions récurrentes
Comment recueillir efficacement les données sur les besoins en formation ?
Impliquer managers et collaborateurs permet d’identifier des besoins concrets et réalistes. Combinez entretiens, questionnaires et observations pour croiser les points de vue et affiner l’analyse.
Quels sont les outils et indicateurs à utiliser pour mesurer l’écart entre compétences actuelles et nécessaires ?
Utilisez grilles de compétences, référentiels métiers, tests pratiques et entretiens. Mesurez les écarts entre les compétences via des scores de maîtrise, taux d’erreurs ou retards, pour objectiver les besoins.
Comment hiérarchiser les besoins de formation selon leur impact et leur faisabilité ?
Classez les besoins selon trois critères : impact sur la performance, urgence et faisabilité (budget, ressources). Utilisez une matrice simple pour cibler les formations à prioriser.
Comment mettre en place un suivi régulier pour ajuster le plan de formation ?
Définissez des indicateurs de suivi (taux de complétion, feedbacks, progression). Organisez des bilans périodiques avec les équipes pour ajuster les actions selon les résultats et les retours.
Conclusion
Analyser les besoins en formation ne se résume pas à remplir un tableau. C’est une démarche structurée, stratégique et continue, qui permet d’aligner les compétences des équipes avec les objectifs de l’entreprise.
En suivant les 7 étapes présentées, vous posez les bases d’un plan de formation utile, ciblé et évolutif. Le succès repose sur une analyse rigoureuse, une priorisation claire et un pilotage dans le temps.
Des solutions comme Teachizy+ apportent un vrai soutien opérationnel pour digitaliser, sécuriser et optimiser l’ensemble du processus. En centralisant les données, en assurant la conformité et en simplifiant le suivi, la plateforme vous permet de gagner en réactivité et en efficacité.
Une analyse bien menée, c’est un investissement direct dans la performance, l’engagement… et l’avenir de vos équipes.
