La GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) est un levier concret pour adapter les ressources humaines aux enjeux de demain. De la fiche de poste au plan de formation, en passant par les entretiens professionnels, chaque outil joue un rôle clé dans une stratégie RH efficace et cohérente.
Vous vous perdez dans la jungle des outils de la GPEC ? Après avoir testé différentes approches, il est frustrant de ne pas obtenir une vue d’ensemble claire pour identifier les compétences requises et anticiper les évolutions. La surcharge d’informations et l’absence de critères précis rendent le choix du bon référentiel compliqué, impactant la gestion prévisionnelle des emplois.
Vous souhaitez enfin prendre le contrôle de votre démarche GPEC ? Ce guide complet vous propose une méthode claire et étape par étape pour identifier, sélectionner et déployer les outils indispensables à la gestion des compétences : de la fiche de poste au référentiel. Lisez-le pour anticiper efficacement les évolutions de vos collaborateurs.
Points à retenir :
- La GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) permet d’anticiper les évolutions des métiers et de faire évoluer les compétences internes de façon stratégique.
- Elle s’appuie sur des outils clés comme les fiches de poste, référentiels de compétences, organigrammes et cartographies, pour établir un diagnostic clair des ressources disponibles.
- Les entretiens annuels, entretiens professionnels et plans de formation individualisés permettent ensuite de transformer ce diagnostic en actions concrètes de développement.
- Une démarche GPEC efficace repose sur trois étapes : diagnostic, choix des bons outils, puis suivi et ajustement régulier avec les équipes, notamment les managers.
- Des plateformes comme Teachizy+ facilitent cette mise en œuvre en centralisant le suivi des compétences, des parcours de formation et des données RH, dans un cadre conforme RGPD et Qualiopi.
Comprendre la GPEC : définition, enjeux et bénéfices
La GPEC, ou Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences, est une démarche structurée qui vise à anticiper les évolutions des métiers et des compétences au sein d’une organisation. L’objectif : adapter les ressources humaines aux besoins futurs de l’entreprise, tout en sécurisant les parcours professionnels.
GPEC : Qu’est-ce-que c’est ?
Concrètement, la GPEC consiste à :
- Identifier les compétences actuelles des équipes
- Détecter les écarts avec les besoins futurs
- Mettre en place des actions pour combler ces écarts (formations, mobilités, recrutements…)
Elle repose sur un dialogue constant entre stratégie d’entreprise et gestion des talents.
Enjeux clés
- Anticiper les transformations des métiers liées aux évolutions technologiques, réglementaires ou organisationnelles
- Accompagner les mobilités internes et favoriser l’évolution des collaborateurs
- Réduire les risques RH : désajustement de compétences, départs non anticipés, difficultés de recrutement
- Aligner les compétences avec les projets d’entreprise
Selon une enquête menée en 2021, 70 % des entreprises en France estiment que la GPEC est essentielle pour leur compétitivité
(Source : cpo-at-work.com)
Des bénéfices concrets
- Une vision claire des forces et fragilités RH de l’entreprise
- Un meilleur engagement des collaborateurs, qui se sentent accompagnés dans leur parcours
- Une fidélisation accrue : 53 % des salariés sont plus enclins à rester dans une entreprise qui offre des opportunités de mobilité interne
En résumé, la GPEC n’est pas un outil de gestion figé. C’est un levier de transformation, au service d’une performance durable et humaine.
Les outils essentiels de la GPEC pour un diagnostic efficace
La réussite d’une démarche GPEC repose sur un diagnostic précis des compétences disponibles et à venir. Ce diagnostic nécessite l’usage d’outils méthodiques, capables de donner une vision claire de la situation actuelle, de repérer les écarts et d’anticiper les évolutions.
Sans ces outils, la GPEC reste floue et difficile à traduire en actions concrètes. Voici les indispensables pour poser des bases solides.
Outils d’analyse préalable
Avant toute action, il est crucial de faire le point sur l’existant. Les outils d’analyse préalable permettent d’observer objectivement l’organisation, les métiers, les postes et les missions.
Objectifs de cette phase :
- Comprendre la structure de l’entreprise et les compétences techniques requises pour chaque poste.
- Identifier les postes clés, les compétences critiques et les zones de fragilité
- Préparer le terrain pour une analyse fine des écarts entre compétences actuelles et futures
Les outils suivants sont particulièrement utiles.
Exemples : fiche de poste, organigramme, référentiel et cartographie des compétences
- Fiche de poste
Elle décrit le rôle, les missions, les responsabilités et les compétences attendues pour chaque poste.
→ Elle sert de base pour comparer les compétences théoriques avec les compétences réelles. - Organigramme
Il permet de visualiser l’organisation hiérarchique, les liens fonctionnels et les postes existants.
→ Très utile pour repérer les doublons, les manques ou les déséquilibres de charge. - Référentiel de compétences
C’est un outil structurant qui liste les compétences clés associées à chaque fonction ou métier.
→ Il facilite l’évaluation et l’identification des écarts entre les compétences détenues et celles requises. - Cartographie des compétences
Elle offre une vision synthétique et permet de mieux visualiser les effectifs et les compétences disponibles.
→ Grâce à une grille ou un tableau, elle permet de repérer rapidement qui maîtrise quoi, à quel niveau, et où se trouvent les besoins de renforcement.
Ces outils ne sont pas figés : ils doivent être actualisés régulièrement pour rester pertinents. Une fois ce socle en place, l’entreprise peut entrer dans une Logique proactive dans la gestion des ressources humaines pour anticiper les besoins futurs. : plan de développement, mobilité, recrutement ciblé…
Les outils incontournables pour la mise en œuvre de la démarche GPEC
Une fois le diagnostic réalisé, l’étape suivante de la GPEC consiste à passer à l’action. Cette phase opérationnelle repose sur des outils concrets, centrés sur le dialogue avec les salariés et le développement de leurs compétences. Il s’agit d’ancrer la GPEC dans le quotidien RH, pour qu’elle devienne un levier durable d’évolution et de performance.
Mise en œuvre opérationnelle
La mise en œuvre de la GPEC passe par une structuration des processus RH existants, en particulier les entretiens et la gestion de la formation.
Ces outils permettent de mettre à jour les besoins, de suivre les évolutions et d’impliquer les collaborateurs.
Par exemple, un rapport de 2022 de l’Institut National de la Statistique montre que les entreprises qui intègrent des entretiens professionnels réguliers dans leur démarche GPEC ont réduit leur taux de turnover de 25 % en moyenne (Source : travail-emploi.gouv.fr).
Autrement dit, ces outils ne servent pas seulement à « cocher des cases » : ils renforcent l’engagement, sécurisent les parcours et boostent la fidélisation.
Exemples : entretiens annuels, entretiens professionnels et plan de formation
- Entretiens annuels d’évaluation
Ils permettent d’évaluer les compétences des salariés et de faire un point sur les réalisations et les axes de progression.
→ 85 % des entreprises ayant structuré ces entretiens constatent une amélioration significative de la performance de leurs salariés (Source : Ministère du Travail, 2023). - Entretiens professionnels
Obligatoires tous les deux ans, ils ouvrent un espace de projection sur l’avenir professionnel du salarié (mobilité, formation, projets).
→ Quand ils sont bien menés, ils améliorent l’engagement et la satisfaction dans 70 % des entreprises (Source : Agence pour l’Emploi, 2024). - Plan de formation personnalisé
Élaboré à partir des écarts identifiés, il permet de répondre aux besoins du collaborateur et de l’organisation.
→ 78 % des salariés ayant bénéficié d’un tel plan ont vu leurs compétences progresser, entraînant +20 % de productivité (Source : Observatoire des Compétences, 2024).
Ces outils, lorsqu’ils sont combinés, offrent une vision dynamique des parcours professionnels et permettent à la GPEC de s’inscrire dans une logique de progrès continu.
Méthodologie étape par étape pour déployer votre GPEC
Mettre en œuvre une démarche GPEC ne se fait pas du jour au lendemain. Il faut une méthode claire, structurée, et adaptée à la réalité du terrain. En moyenne, 35 % des entreprises la mettent en place en 3 à 6 mois, 46 % en 6 à 12 mois, et 17 % au-delà d’un an (Source : appvizer.fr).
Voici une feuille de route en 3 grandes étapes pour vous guider dans un déploiement efficace.
Étape 1 : Diagnostic et évaluation
C’est la première marche. On commence par faire l’état des lieux des emplois, des compétences, des métiers, et des évolutions à venir.
Actions concrètes :
- Recueillir les données RH existantes (organigrammes, fiches de poste, entretiens…)
- Identifier les postes critiques et les compétences clés à conserver ou à développer
- Réaliser un inventaire des compétences disponibles via des entretiens ou des outils d’auto-évaluation
- Impliquer les managers dans l’identification des besoins opérationnels
L’objectif ici est de poser une base solide : sans un bon diagnostic, les étapes suivantes reposent sur du sable.
Étape 2 : Sélection et déploiement des outils
Une fois les besoins cernés, il faut choisir les bons outils pour structurer et animer la démarche dans le temps.
Outils recommandés :
- Fiches de poste mises à jour
- Référentiels métiers et cartographies de compétences
- Entretiens annuels et professionnels structurés
- Plans de formation individualisés ou collectifs
Pour aller plus loin, la digitalisation devient un atout.
Une solution comme Teachizy+ permet de centraliser la création, la gestion et le suivi des plans de formation, tout en assurant une conformité totale avec les normes Qualiopi et RGPD.
Avec son interface ergonomique et sa flexibilité, Teachizy+ facilite l’intégration des parcours de formation dans votre démarche GPEC, en simplifiant le quotidien des responsables RH et des managers.
Étape 3 : Suivi, évaluation et ajustements
Une GPEC ne s’arrête pas à son lancement. Elle doit vivre dans le temps, s’adapter aux évolutions du marché, de l’entreprise et des collaborateurs.
Bonnes pratiques à mettre en place :
- Suivre l’évolution des compétences avec des tableaux de bord
- Analyser régulièrement les retours issus des entretiens et formations
- Réajuster les plans de formation en fonction des résultats observés
- Mettre en place des bilans annuels de compétences collectifs ou individuels
Le suivi permet de transformer la GPEC en outil d’anticipation et d’agilité RH. Ce pilotage donne du sens aux actions engagées, renforce la visibilité auprès des équipes, et garantit un meilleur alignement stratégique.
Points d’attention et erreurs à éviter
Mettre en place une démarche GPEC peut avoir un impact fort… à condition d’éviter certains pièges courants. Beaucoup d’organisations se lancent sans méthode, sans implication suffisante ou sans suivi, ce qui réduit l’efficacité du dispositif.
Les erreurs fréquentes
- Absence d’objectifs clairs
Sans ligne directrice précise, la GPEC devient floue, mal comprise, et donc peu mobilisatrice. - Sous-estimation de l’importance du changement
Une étude McKinsey montre que 70 % des projets de transformation échouent à cause d’une mauvaise gestion du changement.
(Source : vorecol.com)
Il est donc essentiel de prévoir un accompagnement humain et une communication continue. - Peu (ou pas) d’implication des managers
Or, ce sont eux qui traduisent la GPEC sur le terrain : évaluation, formation, organisation du travail. S’ils ne sont pas embarqués, la démarche reste théorique. - Outils déconnectés des besoins réels
Un référentiel trop généraliste, une cartographie inadaptée ou un plan de formation trop rigide peuvent démotiver les équipes. - Manque de suivi
Sans ajustements réguliers, la GPEC devient rapidement obsolète face aux évolutions du marché ou des métiers.
Conseils pratiques
- Communiquez clairement sur les objectifs, les étapes, les bénéfices attendus
- Impliquez toutes les parties prenantes, en particulier les managers de proximité
- Adaptez les outils à vos réalités terrain
- Suivez et ajustez régulièrement la démarche à l’aide d’indicateurs simples : évolution des compétences, satisfaction, mobilité interne…
Une GPEC réussie est une GPEC vivante, connectée à la réalité et pilotée avec agilité.
FAQ – Questions récurrentes
Quels sont les outils adaptés pour la mise en œuvre de la démarche GPEC ?
Les outils adaptés sont ceux choisis en fonction de vos besoins réels : taille de l’équipe, niveau de maturité RH, types de compétences à suivre. Les bons outils vous facilitent le diagnostic, la gestion des données et le suivi des actions.
Quels critères utiliser pour sélectionner un outil de gestion des compétences ?
Privilégiez une solution simple d’usage, évolutive, conforme aux normes (Qualiopi, RGPD), avec des fonctions de suivi, de plan de formation et de reporting. L’ergonomie et la compatibilité avec vos process internes sont clés.
Comment réussir l’implémentation de la GPEC ?
En fixant des objectifs clairs, en impliquant les équipes dès le départ, en communiquant régulièrement, et en assurant un suivi régulier des actions. La réussite passe par la méthode, l’écoute et l’ajustement constant.
Conclusion
La GPEC est un levier clé pour anticiper les besoins, développer les compétences et renforcer l’agilité des équipes. Lorsqu’elle est bien structurée et suivie, elle améliore l’engagement, la performance et la fidélisation.
Des outils comme Teachizy+ permettent de simplifier cette démarche en centralisant la gestion des formations dans un cadre clair et conforme.
En bref : une GPEC bien menée, c’est une entreprise mieux préparée, plus stable et tournée vers l’avenir.
